Les ordonnances prises en application de la loi d’urgence covid-19 permettent aux responsables associatifs de reporter ou de modifier les modalités de tenue des réunions des instances associatives. Un schéma explicatif résume ces ordonnances.

NB : Le décret 2020-925 du 29 juillet 2020 proroge jusqu’au 30 novembre 2020 l’ordonnance 2020-321 qui permettait de reporter le délai de convocation de l’assemblée générale ordinaire annuelle. Un nouvelle ordonnance prolongera ces dispositifs jusqu’au 1er avril 2021.

Le décret n°2020-925 du 29 juillet 2020 a prorogé la durée d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19 jusqu’au 30 novembre 2020. Il a porté également prorogation jusqu’à la même date du 30 novembre 2020 de la durée d’application du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19.

Les modalités : le PV doit mentionner le recours aux facultés dérogatoires prévues par l’ordonnance.
Dans le cadre d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle, il est toujours possible de prévoir le vote par procuration avec instruction de vote même si les statuts n’ont pas prévu cette possibilité de mandat.

La loi d’urgence n°2020-1379 du 14 novembre 2020 prévoit que le Gouvernement est autorisé à prendre par ordonnances, jusqu’au 16 février 2021, toute mesure relevant du domaine de la loi en vue de prolonger ou de rétablir l’application des dispositions prises, le cas échéant modifiées, par voie d’ordonnance et à procéder aux modifications nécessaires à leur prolongation, à leur rétablissement ou à leur adaptation, le cas échéant territorialisée, à l’état de la situation sanitaire. Sont visées les règles :

• simplifiant et adaptant les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ;
• simplifiant, précisant et adaptant les règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents que les personnes morales de droit privé et autres entités sont tenues de déposer ou de publier, notamment celles relatives aux délais, ainsi qu’adaptant les règles relatives à l’affectation des bénéfices et au paiement des dividendes.

Les dispositions à venir vont donc permettre de proroger a minima les deux précédentes ordonnances jusqu’au 1er avril 2021.

Les risques des moyens de télécommunication :

• prouver la participation à distance de membres qui ne signent pas une feuille de présence ;
• authentifier les membres qui participent à une consultation électronique par main levée virtuelle, écrite, ou visible en visio conférence ;
• garantir la sincérité des décomptes et donc des résultats ;
• justifier que l’absence de débats oraux n’a pas altéré la compréhension et le consentement des membres.

Dans ces cas, les associations peuvent s’inspirer des pratiques développées par les grandes sociétés (contenu du formulaire de vote à distance à envoyer, documents annexes, bulletin de vote, délais d’envoi, etc.). Il existe des prestataires spécialisés dans l’organisation pratique d’un tel vote (ex : alphavote, neovote, gs-vote.fr, easyquorum, slibvote, gedicom.fr, survey monkey, ...). Le risque mesuré a donc un coût.

Sources : www.associations.gouv.fr